Excelを使っていて、「表を作りたいけれど、どう作ればいいのか分からない」「計算式を調べても難しくてよく分からない」と感じたことはありませんか？
私もExcelを使っていると、計算式や表の作り方で迷うことがあります。そんなときに便利なのがChatGPTです。
ChatGPTに「こんな表を作りたい」「この計算をするには、どんな式を使えばいい？」と質問すると、表の作り方やExcelの計算式を分かりやすく教えてもらえます。
実際に私は、Excelで表を作ったり、計算式のエラーを調べたり、データを分析したりするときにChatGPTを活用しています。難しい計算式でも、分からないところを続けて質問できるのが便利だと感じています。
この記事では、60代のExcel初心者でも分かるように、ChatGPTを使ってExcelの表や計算式を作る方法を、実際の例を交えながら紹介します。
Excelがあまり得意でなくても大丈夫です。まずは簡単な表を作るところから始めてみましょう。
ChatGPTを使うとExcelで何ができる？
ChatGPTを使うと、Excelの操作をすべて覚えていなくても、「こんなことをしたい」と伝えるだけで、表の作り方や計算式を教えてもらえます。
特に便利なのは、表の作成、計算式、エラーの確認、データ分析などです。Excelで分からないことが出てきたときに、すぐ質問できる相談相手のように使えます。
Excelの表を作る
Excelで表を作りたいときは、最初から自分で項目やレイアウトを考えなくても、ChatGPTにどんな表を作りたいのかを伝えることができます。
例えば、町内会の収入と支出を記録する簡単な会計表を作りたい場合は、ChatGPTに次のように質問します。
「Excelで町内会の会計表を作りたいです。日付、内容、収入、支出、残高が分かる表を作ってください。」
このように、「何に使う表なのか」と「必要な項目」を伝えるだけでも、表の形を考えてもらえます。
さらに、
「収入や支出を入力すると、残高が自動で計算されるようにしてください。」
と追加すれば、残高を計算するためのExcelの計算式についても教えてもらえます。
大切なのは、Excelの専門用語を使って質問することではありません。「こんな表を作りたい」と普段の言葉で伝えるだけで大丈夫です。
例えば、ChatGPTに相談しながら、次のような会計表を作ることができます。
| 日付 | 内容 | 収入 | 支出 | 残高 |
|---|---|---|---|---|
| 4月1日 | 前年度繰越金 | 50,000円 | 50,000円 | |
| 4月10日 | 町内会費 | 30,000円 | 80,000円 | |
| 4月20日 | 清掃用品購入 | 5,000円 | 75,000円 | |
Excelの計算式を教えてもらう
Excelで表を作ったあと、「残高を自動で計算したい」と思っても、どんな計算式を入れればよいのか分からないことがあります。
そんなときも、ChatGPTにそのまま質問できます。
例えば、先ほどの会計表について、次のように質問します。
「収入をC列、支出をD列、残高をE列に入力しています。前の行の残高に収入を足して、支出を引いた金額を次の残高にするには、どんな計算式を使えばよいですか？」
ChatGPTに質問すると、例えば次のような計算式を教えてもらえます。
=E2+C3-D3
この計算式は、難しく考える必要はありません。
「前の残高 ＋ 今回の収入 − 今回の支出」という意味です。
この式を下の行へコピーしていけば、収入や支出を入力するたびに残高を計算できるようになります。
Excelの関数や計算式を覚えていなくても、「何をしたいのか」をChatGPTに伝えれば、必要な式を一緒に考えてもらえるのが便利なところです。
Excelのエラーや計算式をChatGPTに相談する
Excelを使っていると、計算式を入力したのにエラーが表示されたり、思ったとおりの数字にならなかったりすることがあります。
そんなときも、ChatGPTに相談できます。
例えば、
「この計算式を入力すると #REF! と表示されます。どこを直せばよいですか？」
「計算結果が0になってしまいます。考えられる原因を教えてください。」
というように、表示されているエラーや使っている計算式をそのまま伝えます。
可能であれば、「どのセルにどんな計算式を入れているのか」「本当はどんな結果にしたいのか」も一緒に伝えると、原因を見つけやすくなります。
私自身も、Excelで計算式のエラーや循環参照などが起きたときに、ChatGPTに相談しながら修正することがあります。
一度の回答で解決しなくても、
「まだエラーが出ます」
「このセルの計算式はこれです」
と続けて質問できるところが便利です。
Excelに詳しくなくても、分からないところを一つずつ確認しながら進められるので、私にとってChatGPTは「Excelの相談相手」のような存在になっています。
ExcelファイルをChatGPTに見てもらう
計算式を一つずつコピーして質問する方法だけでなく、ExcelファイルそのものをChatGPTにアップロードして相談することもできます。
例えば、作成したExcelファイルをChatGPTに添付して、
「このExcelファイルの内容を確認して、どんな表なのか説明してください。」
「この表のデータから、分かることや傾向を教えてください。」
「計算式におかしいところがないか確認してください。」
というように質問できます。
表が大きくなってくると、セルの内容や計算式を一つずつ文章で説明するのは大変です。ファイルを直接見てもらえると、相談しやすくなります。
私もExcelの表を作ったり修正したりするときには、ファイルをChatGPTに見てもらいながら、計算式や表の構成を確認することがあります。
ただし、Excelファイルをアップロードするときには注意も必要です。氏名、住所、電話番号、メールアドレス、口座情報など、大切な個人情報や機密情報が入ったファイルは、そのままアップロードしないようにしましょう。
必要であれば、個人情報を削除したり、架空のデータに置き換えたりしてから利用すると安心です。
ChatGPTにExcelファイルを作ってもらうこともできる？
ChatGPTは、Excelの使い方や計算式を教えてくれるだけではありません。内容によっては、希望する表の内容を伝えて、Excelファイルを作ってもらうこともできます。
例えば、
「町内会の収入と支出を管理するExcelファイルを作ってください。日付、内容、収入、支出、残高の項目を作り、残高は自動で計算できるようにしてください。」
というように依頼します。
作成できる環境では、ChatGPTが表の構成や計算式を考え、Excelで開けるファイルを作成してくれることがあります。
作ってもらったファイルをExcelで開いて確認し、
「項目をもう一つ追加したい」
「合計欄を付けたい」
「グラフも追加したい」
などと希望を伝えれば、さらに修正を相談することもできます。
私もChatGPTにExcelファイルを作ってもらい、実際にExcelで開いて確認しながら、計算式や表の配置を何度も修正したことがあります。
最初から完璧なファイルができるとは限りませんが、「作ってもらう → Excelで確認する → 修正をお願いする」という流れで進めると、自分だけで一から作るより楽になることがあります。
ただし、利用しているChatGPTのプランや機能、利用状況によって、ファイルを作成・分析できる範囲や利用上限は異なることがあります。
実際にChatGPTでExcelファイルを作ってみよう
ここからは、実際にChatGPTにお願いして、簡単なExcelファイルを作る流れを紹介します。
今回は例として、町内会の収入と支出を管理する「簡単な会計表」を作ってみます。
難しいExcelの知識は必要ありません。ChatGPTに作りたいものを普通の言葉で伝え、できたファイルをExcelで確認するところまで順番に進めてみましょう。
手順1｜ChatGPTに作りたいExcelを伝える
ChatGPTを開いたら、まず「どんなExcelファイルを作りたいのか」を伝えます。
今回は、町内会の収入と支出を管理する簡単な会計表を作ってもらいます。例えば、次のように入力します。
「町内会の収入と支出を管理するExcelファイルを作ってください。日付、内容、収入、支出、残高の項目を作り、残高は自動で計算されるようにしてください。」
難しい指示を書く必要はありません。「何に使うのか」「どんな項目が必要なのか」「自動で計算したいこと」を普通の言葉で伝えれば大丈夫です。
最初から細かく指定しすぎず、まず作ってもらい、あとから「ここを直してください」と追加でお願いする方法が初心者には分かりやすいと思います。
手順2｜作成されたExcelファイルを保存する
ChatGPTがExcelファイルを作成すると、会話画面に作成されたファイルが表示されます。
ファイル名やダウンロードできる表示が出たら、それをクリックしてパソコンに保存します。
保存したファイルは、通常のExcelファイルと同じようにMicrosoft Excelで開いて確認できます。
まずは、次の点を確認してみましょう。
「日付・内容・収入・支出・残高の項目があるか」
「収入や支出を入力すると残高が正しく計算されるか」
「文字や数字が見やすく表示されているか」
思っていたものと違っていても、最初から作り直す必要はありません。ChatGPTに「ここを直してください」と伝えて、修正してもらうことができます。
※利用しているChatGPTのプランや機能、利用状況によっては、Excelファイルを直接作成できる範囲や利用上限が異なる場合があります。
手順3｜Excelで開いて内容を確認する
作成されたExcelファイルを保存したら、Microsoft Excelで開いて実際に使えるか確認します。
今回の会計表では、まず「日付」「内容」「収入」「支出」「残高」の項目が正しく並んでいるか確認します。
次に、試しに収入や支出の金額を入力して、残高が自動で計算されるか確認してみましょう。
例えば、前の残高が50,000円で、新しく30,000円の収入があれば、残高が80,000円になることを確認します。
さらに5,000円の支出を入力して、残高が75,000円になれば、計算式が正しく働いていることが分かります。
もし計算結果がおかしかったり、項目の位置を変えたかったりした場合は、その内容をChatGPTに伝えて修正をお願いできます。
「残高の計算が正しくありません。計算式を確認してください。」
「収入と支出の金額を3桁区切りで表示してください。」
「一番下に収入と支出の合計を表示してください。」
このように、実際にExcelで確認しながら少しずつ直していけば、最初から完璧な指示を考える必要はありません。
手順4｜ChatGPTに修正をお願いする
Excelファイルを確認して、「もう少しこうしたい」と思ったところがあれば、ChatGPTに修正をお願いできます。
例えば、先ほど作った会計表に合計欄を追加したい場合は、
「このExcelファイルの一番下に、収入の合計と支出の合計を表示してください。」
と伝えます。
さらに、表を見やすくしたい場合は、
「見出しに色を付けて、金額には3桁区切りを付けてください。」
「列の幅を調整して、文字が見やすいようにしてください。」
などとお願いすることもできます。
修正されたファイルが作成されたら、もう一度Excelで開いて確認します。
もし思っていたものと違っていても、
「合計欄は一番下ではなく、表の右側に表示してください。」
「見出しの色をもう少し薄くしてください。」
というように、さらに修正をお願いすれば大丈夫です。
私もChatGPTにExcelファイルを作ってもらうときは、一度で完成させようとせず、「作ってもらう → Excelで確認する → 修正をお願いする」という流れで何度か調整することがあります。
Excelに詳しくなくても、「どこをどうしたいのか」を普通の言葉で伝えながら少しずつ完成させていけるのが、ChatGPTを使う大きなメリットだと感じています。
60代がChatGPTでExcelを使うときのコツ
作りたいものを普通の言葉で伝える
ChatGPTにExcelのことを相談するとき、難しいExcel用語を使う必要はありません。
「どんな表を作りたいのか」「何を自動で計算したいのか」を、普段使っている言葉で伝えるだけでも十分です。
例えば、
「旅行にかかった費用を記録する表を作りたいです。」
「毎月の電気代を入力して、1年間の合計が分かるようにしたいです。」
「町内会の収入と支出を記録して、残高が自動で計算されるようにしたいです。」
というように伝えます。
最初から「どの関数を使えばいいのか」「どのセルにどんな計算式を入れるのか」を自分で考える必要はありません。
まずは「何をしたいのか」をChatGPTに伝えることが大切です。
分からないことがあれば、そのまま、
「Excel初心者にも分かるように説明してください。」
と付け加えるのもおすすめです。
一度で完璧にしようとしない
ChatGPTにExcelファイルを作ってもらうときは、最初から完璧なものを作ろうとしなくても大丈夫です。
まずは簡単な形で作ってもらい、実際にExcelで開いて確認してみましょう。
「もう少しこうしたい」と思ったところがあれば、
「この列をもう少し広くしてください。」
「一番下に合計を追加してください。」
「金額を3桁区切りで表示してください。」
というように、あとから修正をお願いできます。
私もChatGPTでExcelファイルを作るときは、一度で完成することよりも、実際にExcelで確認しながら少しずつ直していくことを大切にしています。
「作ってもらう → Excelで確認する → 修正をお願いする」
この流れを覚えておくと、Excelに詳しくなくても使いやすくなります。
思ったとおりにならなかったときも、「失敗した」と考える必要はありません。どこを直したいのかをChatGPTに伝えて、もう一度試してみましょう。
計算結果は自分でも確認する
ChatGPTにExcelファイルを作ってもらった場合でも、計算結果が正しいかどうかは自分でも確認することが大切です。
特に、家計簿や町内会の会計、旅行費用など、お金を扱う表では、入力した数字と計算結果を一度確認しておきましょう。
例えば、
「10,000円の収入から3,000円を支出したので、残高が7,000円になっているか」
「複数の金額を合計した結果が正しいか」
といった簡単な確認だけでも安心です。
計算結果がおかしいと感じたら、ChatGPTに、
「このExcelファイルの計算式が正しいか確認してください。」
「この残高の計算結果がおかしいので、原因を調べてください。」
と相談することもできます。
ただし、ChatGPTが作った計算式や回答が必ず正しいとは限りません。大切なお金や仕事に使うExcelでは、最終的な数字は必ず自分でも確認するようにしましょう。
私もChatGPTでExcelを作ったり修正したりするときは、実際にExcelで数字を入力し、計算結果を確認してから使うようにしています。
個人情報が入ったExcelはそのまま送らない
ChatGPTにExcelファイルを見てもらうときは、個人情報や大切な情報が入っていないか確認してからアップロードしましょう。
例えば、Excelファイルの中に、
「氏名や住所」
「電話番号やメールアドレス」
「銀行口座やクレジットカードに関する情報」
「会社や町内会などの外部に出してはいけない情報」
などが入っている場合は、そのまま送らないようにします。
ChatGPTに相談するために実際の名前や住所が必要とは限りません。
例えば、「山田太郎」を「Aさん」に変えたり、実際の金額を架空の数字に置き換えたりしても、計算式や表の作り方について相談することはできます。
私もExcelファイルをChatGPTに見てもらうときは、必要のない個人情報が含まれていないか確認してから利用するようにしています。
「ChatGPTに見てもらうために、本当に必要な情報だけを残す」
という意識を持っておくと安心です。
ChatGPTでExcelを使うときによくある質問
Excelの知識がなくてもChatGPTを使えますか？
はい。Excelに詳しくなくても、ChatGPTを使うことはできます。
むしろ、「どの関数を使えばよいのか分からない」「どんな計算式を入れればよいのか分からない」というときに、ChatGPTが役立ちます。
例えば、
「毎月の収入と支出を入力して、残高が自動で計算される表を作りたいです。」
と普通の言葉で伝えるだけでも、必要な表の項目や計算式を考えてもらえます。
分からない説明が出てきたときは、
「Excel初心者にも分かるように、もう少し簡単に説明してください。」
と続けて質問すれば大丈夫です。
Excelの関数や専門用語を最初から覚えるより、「何をしたいのか」をChatGPTに伝え、必要なことをその都度教えてもらうという使い方がおすすめです。
無料版のChatGPTでもExcelを使えますか？
はい。無料版のChatGPTでも、Excelについて質問したり、計算式や表の作り方を相談したりすることができます。
例えば、
「A列の金額を合計する計算式を教えてください。」
「収入から支出を引いて、残高を自動で計算する方法を教えてください。」
といった質問なら、Excelファイルを使わなくても相談できます。
また、利用できる機能や利用状況によっては、Excelファイルをアップロードして内容を確認したり、データを分析したりすることもできます。
ただし、無料版ではファイルのアップロードやデータ分析などに利用上限があります。たくさんのExcelファイルを扱う場合や、頻繁に分析する場合は、有料版のChatGPT Plusのほうが使いやすいことがあります。
まずは無料版で試してみて、「もっと頻繁にExcelを使いたい」と感じてから有料版を検討すれば十分です。
※ChatGPTで利用できる機能や利用上限は変更されることがあります。最新の内容はOpenAI公式サイトで確認してください。
ChatGPTで作ったExcelはそのまま仕事で使えますか？
はい。ChatGPTで作ったExcelファイルは、内容を確認したうえで仕事に使うこともできます。
ただし、ChatGPTが作った計算式や表が必ず正しいとは限りません。仕事で使う前に、実際にExcelで数字を入力して、計算結果や表示が正しいか確認することが大切です。
特に、売上管理や経費計算、請求金額など、お金に関係するExcelでは、計算式や合計金額を必ず自分でも確認しましょう。
また、会社の仕事で利用する場合は、社内のルールにも注意が必要です。顧客情報や社員の個人情報、社外秘のデータなどを、そのままChatGPTに入力したりアップロードしたりしないようにしましょう。
私もChatGPTでExcelを作るときは、「作ってもらう → Excelで確認する → 必要なところを修正してもらう」という流れで使っています。
ChatGPTにExcelを作ってもらうことを「完成品を受け取る」と考えるより、Excel作りを手伝ってくれるアシスタントとして使うと考えると分かりやすいと思います。
まとめ｜60代でもChatGPTを使えばExcelはもっと身近になる
今回は、60代の初心者でもChatGPTを使ってExcelを活用する方法を紹介しました。
Excelというと、「関数を覚えなければいけない」「計算式が難しそう」と感じる方も多いと思います。
しかし、ChatGPTを使えば、難しいExcel用語を知らなくても、「どんな表を作りたいのか」「何を自動で計算したいのか」を普通の言葉で伝えるところから始められます。
大切なのは、最初から完璧なExcelを作ろうとしないことです。
「作ってもらう → Excelで確認する → 必要なところを修正してもらう」
この流れを繰り返せば、Excelに詳しくない方でも少しずつ自分の使いたい形に近づけていくことができます。
私自身も、ChatGPTにExcelの表や分析用のファイルを作ってもらい、実際にExcelで確認しながら何度も修正して使ってきました。
60代からでも遅くありません。まずは、家計簿や旅行費用、町内会の会計など、身近なものからChatGPTに相談してみてください。
ChatGPTはExcelの代わりではなく、Excelをもっと使いやすくしてくれるアシスタントとして活用すると、とても便利です。
